この季節会社や事務所を移転して、新しい気持ちではじめようと考えている方もいるかもしれません。実は個人の引越しと違い、会社や事務所の移転は手続きの面だけでなく移動に関しても、思った以上に煩雑なことが多いといえるでしょう。今回はなにから準備をはじめれば、スムーズな移転ができるかを解説していきます。
現在契約中のオフィスビルの解約予告
新しい物件探しをはじめる前に、まずは現在の賃貸契約書に目をとおすことからはじめましょう。必ずどの建物にも「解約予告期間」というものがあります。通常オフィスビルの場合は、6ヶ月前からの告知義務が一般的です。解約予告期間にあわせて、管理会社やオーナーに解約通知書を提出しましょう。
通常明け渡し日には原状回復を求められるので、清掃やパースなどの取り外しのための業者を依頼し、スケジュールを立てる必要があります。
適切な仲介業者を見つける
不動産業者とひとくくりにしても、それぞれに得手不得手があります。ファミリー向けの賃貸物件からオフィス専門まであるので、自身の描くビジョンにあった物件を多く扱っている業者を見つけることが先決です。いくつかリストアップしたらまずは相談しましょう。その中からより期待に応えてくれる業者かどうかを見極める必要があります。
仲介業者は、内装業者へのルートをもっているところも少なくありません。この際にあわせて内装の相談をしておくと、適切な業者を紹介してくれることが多いでしょう。担当営業が内装業者にも強ければ、物件への転居準備や内装工事の組み立てがスムーズにいくので、声をかけておくとよいでしょう。
LAN回線や電話、ファックスなどの手配
移転が完成したその日から安心して事業が開始できるように、電話回線などの手配もしっかりと事前に手配をしておくべきです。とくに多くのコンピューター機器を扱う事務所であれば配線を絨毯の下に敷く、専用カバーで保護するなど、動線を計算した上での設置が大切になります。
これも内装業者との打ち合わせの段階から考えておきたいことなので、事前にコンピューターやファックスの数などを正確に確認しておきましょう。リース契約の見直しなどもこのときにしておくべきです。
引越し業者の選定と移転日時
上記のことが進んでいるなら、そろそろ移転の日程を引越し業者と決める時期です。引越し業者も季節によってはすぐに対応ができない場合があるので、余裕をもった日程設定をすると落ち着いて準備ができます。
また引越し業者では、移転に関わる必要業務をまとめたパックプランなども用意していますが、よく詳細を確認したうえで契約をしましょう。当日に「してくれるはずではなかったのか」といったトラブルを回避するためです。
また従業員の私物や社外秘の書類など、管理により注意が必要なものに関しては、紛失がおきないよう事前に情報を共有しておきましょう。各課やフロアの中で引越しの担当者を決めて、全体を管理させるのもよいでしょう。
移転に関わる各種手続き
移転後には各種手続きが発生するので、こちらも忘れてはいけません。かなりの数がありますので、リストを作って手続きの漏れがないように気をつけましょう。ほかにも業種によってするべきことが変わってくるため、事前に調べておくことが大切です。主にするべきことは以下のとおりです。
移転登記申請
本店の場合は移転後2週間以内、支店の場合は3週間以内に本店・支店移転登記申請書を移転前の管轄法務局へ提出する義務があります。
異動届
こちらは税務署の関連手続きです。移転前と移転後の両方の税務署への提出が必要です。
名所変更届
年金や保険料に関わる書類手続きで、こちらは期限が早く5日以内に手続きを終える必要があります。ちなみに電子申請も可能です。
労働保険所在地等の変更届
労働基準監督局と公共職業安定所へ移転後、労働保険所在地変更届を10日以内に提出する義務があります。また公共職業安定所へは、さらに雇用保険事業主事業所各種変更届の義務が追加されます。
まとめ
会社の移転の際には引越し業者への依頼以前に、解約予約手続きや内装や工事の依頼、さらには今まで使っていたオフィスの現状復帰作業などやるべきことが驚くほどあるのです。また移転後もさまざまな管轄局への手続きがあるので、事前に取引先へは移転があることをタイミングよく伝え、クライアント側の支障にならないような配慮も重要となってきます。
そのためにもできるだけ信頼できる、プロの業者を選ぶことが重要になってくるでしょう。「楽々荷造り引越サービス」には、会社移転の実績と経験が豊富にあります。移転をお考えの際には、お気軽にお問い合わせください。経験をもとにきめ細やかなサービスを提供いたします。
